La primera vez que abres Microsoft Word 2007 puedes asustarte por la gran cantidad de posibilidades que encierra. Te mostramos trucos que facilitarán tu trabajo diario para crear, editar y compartir documentos elegantes con poco tiempo de aprendizaje. ¿Te animas?

Truco 1

Acomoda la interfaz

Uno de los cambios en la interfaz es la introducción de la Cinta de opciones, que agrupa las herramientas por las tareas que con más frecuencia se realizan y las ubica en una posición más óptima.

Antes de comenzar con trucos y técnicas, conviene dedicar unas líneas a los principales cambios de la aplicación en su última versión. Así, el área de fichas se compone de ocho pestañas, de las que cuelgan diferentes grupos con elementos relacionados que se iluminan cuando pasas el puntero del ratón. Dentro de cada grupo, puedes observar diferentes comandos en forma de botón, cuadro o menú para realizar una acción. Si echas de menos alguno, haz clic en el Iniciador de cuadros de diálogo, un pequeño icono cuadrado disponible dentro de cada grupo en su lado inferior derecho a través del cual se obtienen las opciones típicas de las versiones anteriores.

Una novedad es la Minibarra de herramientas. Cuando seleccionas un texto y lo señalas por unos instantes, aparece de forma flotante con las opciones de formato de texto más utilizadas. Ahora bien, si no te gusta la minibarra, puedes desactivarla en el botón Office, acudiendo a Opciones de Word. Haz clic en la pestaña Más frecuentes y deshabilita la opción Mostrar minibarra de herramientas al seleccionar.

No obstante, las posibilidades de personalización no terminan aquí. Incluso, si no te gusta la fuente Calibri dispuesta por omisión, ve a la ficha Inicio, grupo Fuente y haz clic en el Iniciador de cuadros de dialogo, escoge tu fuente y formato preferido y establécelo como Predeterminado. Experimentando con todas estas opciones, adecuarás la interfaz de Word a tu gusto.

Truco 2

Acciones más rápidas

¿Qué ocurre si deseas que otros tipos de comandos y no sólo las de formato estén siempre disponibles?. Para conseguirlo, se ha incluido la Barra de herramientas de acceso rápido, una pequeña área de la parte superior izquierda con aquellos comandos que se utilizan constantemente. Puedes agregar tus comandos favoritos seleccionando el botón de función que quieras del grupo que desees con sólo pulsar el botón derecho y elegir la opción Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido. Para quitar un elemento, el proceso es similar, pero marcando la de eliminación.

Algunos usuarios, a través de foros, han considerado como uno de los principales inconvenientes de Word 2007 el espacio de pantalla que literalmente se come la Cinta de opciones, por ello, si quieres trabajar cómodamente, puedes ocultarla. Haz doble clic en la ficha activa (Inicio, por ejemplo) y verás cómo se reduce a la mínima expresión. Si eres amante de los atajos de teclado para ser más rápido y productivo, te diremos que se han incluido nuevas combi- naciones. Obtener información en pantalla es tan sencillo como pulsar ALT, con lo que se muestran las opciones de acceso rápido a las funciones por teclado.

Truco 3

Adiós al Archivo

Como ya habrás visto, la tradicional barra de herramientas con Archivo, Menú, etc. ha desaparecido y, ahora, tienes un críptico botón Office. A partir de ese icono, es donde puedes crear un nuevo documento, abrir uno reciente y un montón más de funciones que antes estaban incluidas en Archivo. Si te preguntas dónde han puesto las herramientas generales de la aplicación, échale un vistazo a este símbolo. En la parte inferior del desplegable que aparece al hacer clic en éste, tenemos Opciones de Word donde, entre otras muchas, como Mostrar, Revisión, Guardar, Avanzadas, Personalizar, Complementos, Centro de confianza, tendrás acceso a las Actualizaciones automáticas de la aplicación.

Truco 4

Más compatible que nunca

Cuando creas un archivo nuevo en Word 2007, se establece por omisión el formato DOCX. Éste ofrece importantes mejoras en la optimización del tamaño, operabilidad con datos dinámicos y, sobre todo, en seguridad. Así, se ha facilitado al máximo la identificación de macros y comandos para bloquearlos en caso de duda sobre el remitente, lo que permite mantener a raya posibles virus y troyanos que se puedan ejecutar. Además, permite un montón de opciones con los gráficos Smart Art, que posibilitan la creación de los mismos con muy buen aspecto a partir de galerías preestablecidas y que se comportan dinámicamente al momento de introducir datos. También admite la edición de complejas fórmulas matemáticas y ecuaciones, además de soportar la aplicación de infinitas combinaciones de estilos y temas para tus documentos solamente jugando con los que vienen por omisión (que son muchos).

Los problemas vienen cuando no todo el mundo se ha actualizado todavía a Word 2007. Un buen truco es que, si tu amigo te envía un documento en formatos antiguos (DOC), lo conviertas al nuevo acudiendo al botón Office y eligiendo Convertir. De forma inmediata, se transformará a DOCX con todas las nuevas funcionalidades activas. Aunque cuidado, porque algunos elementos pueden verse ligeramente alterados, como hemos comprobado en nuestras pruebas.

Para aclararos un poco la cuestión de las extensiones, valga decir que DOCX se refiere a un documento de Word estándar sin macros ni código; DOTX, a la plantilla de Word sin macros ni código; DOCM es un documento de Word que puede contener macros o código; y, finalmente, DOTM indica una pantilla de Word que puede contener macros o código.

Truco 5

Abre documentos antiguos

Ahora bien, si abres documentos antiguos de Word (desde la versión 1.0 hasta la 2003), has de hacerlo en el Modo de compatibilidad que aparece en la parte superior del documento abierto. Una buena idea es habilitar Word 2007 para que guarde por omisión los archivos para las versiones de la 97 a la 2003 hasta que tengas la certeza de que todo el mundo con el que intercambias documentos utiliza la misma versión. Haz clic en el botón Office, selecciona Opciones de Word, pincha en Guardar y elige en el desplegable el tipo de formato con el que guardarás tus documentos por omisión.

En cuanto a los usuarios que usen opciones anteriores de Word como 2000, y sólo si tienen actualizado correctamente su Office con revisiones y services packs, podrán abrir estos nuevos documentos de Word 2007 gracias a un convertidor que se lanza de forma automática. Pero, de nuevo es posible que existan ligeros cambios de aspecto. Dicho conversor funciona con Office 2000 SP3, Office XP SP3 y Office 2003 SP1, y con Windows 2000 SP4, Windows XP SP1 y Windows Server 2003.

Truco 6

Fuegos artificiales

Una de las opciones más interesantes de Word 2007 es Live Preview, que te puede ayudar, y mucho, a darle formato a tu documento. Una vez seleccionado un texto, una tabla, etc., si pasas el puntero por los estilos (colores, tipos de letra o formatos), te ofrecerá una vista previa dinámica del estilo que tiene el elemento seleccionado. Si te cansas de esta constante exhibición, puedes desactivarlo desde el botón Office/Opciones de Word y, en la opción Mas frecuentes, desmarca Habilitar vistas previas activas. Merece la pena destacar que Word 2007 incorpora un buscador de imágenes de gran calidad vía Web en el panel de Imágenes prediseñadas que pueden ayudarte en la inclusión de ilustraciones o imágenes en tus documentos.

Truco 7

Cubiertas elegantes con un clic

¿Cuántas veces has tenido que hacer una portada de un trabajo de Word en una página o documentos independientes? Con Word 2007 puedes incluir páginas de cubierta haciendo uso de la elegante galería de portadas que tienes en Insertar/Páginas/Portadas. El truco consiste en incorporar tus propias portadas. Para conseguirlo, primero has de crearla y, a continuación, has de seleccionar todo su contenido. Desde Insertar/Paginas/Portadas, elige la opción que reza Guardar selección en una galería de portadas. Por supuesto, si quieres eliminar una, sólo tienes que recurrrir a la función Quitar portada actual.

Truco 8

¡Marchando un PDF!

Si tienes que utilizar el formato PDF para compartir información, estás de enhorabuena. Ahora, se puede exportar directamente en éste desde Word 2007, pero te damos el truco para conseguirlo. Antes, debes instalar el complemento Guardar como PDF o XPS para programas de Microsoft 2007, disponible en su Download Center. Una vez hecho, verás que, desde el botón Office, puedes seleccionar la opción Guardar como el formato PDF o XPS. Es curioso observar que no se trata de una exportación sencilla y Microsoft se ha esforzado en proporcionar valiosas herramientas para preservar el marcado de documentos (lo que facilitará que un índice en Word y las referencias de notas al pie sigan funcionando en el PDF). También ofrecen opciones de compatibilidad con ISO 19005 (PDF/A), de generación de intervalos de páginas o de comprensión para su publicación en línea. Así, te ahorrarás unos cuantos euros al no tener que comprar Acrobat CS3.

Truco 9

Controla tus espacios

Word 2007 tiene la extraña costumbre de colocar espacios fijos entre párrafos con un mismo estilo y no permite retirarlos simplemente con la tecla de borrado, lo que resulta muy incómodo en ciertas ocasiones. Para quitarlos, dirígete a la ruta Inicio/ Párrafo y haz clic en su Iniciador de cuadros de diálogo (icono en la parte inferior izquierda). Aquí, métete dentro de la pestaña Sangría y Espacio y deselecciona la opción de No agregar espacio entre párrafos del mismo estilo.

Truco 10

Documentos con campos activos

Aunque todo debería funcionar a la perfección, a veces no es así. Es el caso de la actualización de contenidos de campos en documentos de Word. Imagina que vas a imprimir y la información de los campos es incorrecta, frustrante, ¿verdad? Puedes mantenerlo bajo control si haces clic en el botón Office/Opciones de Word/Mostrar y, en Opciones de impresión, marca la casilla que habilita la opción Actualizar campos antes de imprimir.

Truco 11

Navegando por documentos

En otras versiones de Word, cuando manejabas un documento gigante, resultaba tediosa la navegación por sus páginas. Para ayudarte en esta frecuente y, hasta ahora, olvidada tarea, Word 2007 ha incluido un nuevo modo de vista, disponible en la ficha Vista, grupo Mostrar u Ocultar, donde encontraremos la opción de Vistas en miniatura.

Truco 12

Elimina información adjunta

Muchas veces, cuando vas a las propiedades de un documento, ves datos, nombres, fechas y elementos que tal vez no deberían estar allí y que pueden llegar a resultar incómodos. ¿Cómo puedes quitarlos? El truco es ir al botón Office y escoger la función Inspeccionar documento. Una nueva e inteligente capacidad que te permite tener bajo control comentarios, correcciones, propiedades y otros elementos de marcado para que los documentos lleguen «limpios» a sus destinatarios.

Truco 13

Correos masivos y personalizados

Si tienes un documento que debe ser distribuido a múltiples contactos y no quieres hacer el típico mal uso de copiar y pegar direcciones en la casilla de copia de correo oculta (Bcc), Word 2007 te ofrece un útil y sencillo asistente que te permite crear e-mails o newsletters masivos y personalizados desde tu agenda o desde Excel. Este asistente incorpora en Word una aplicación que, anteriormente, había que comprarla de forma independiente. Ahora, desde la ficha Correspondencia, ve al grupo Iniciar combinación de correspondencia y pincha en la opción con el mismo nombre. En el desplegable, ve a Asistente para combinar correspondencia y elige Paso a Paso por el Asistente para combinar correspondencia. Se abrirá en un panel a tu derecha. En seis pasos, podrás colocar tus mensajes en la bandeja de salida de Outlook (no hemos podido hacerlo funcionar con Windows Live Mail) y dar salida de forma personalizada a tus comunicaciones.

Truco 14

Blogueando con Word

Pues sí, también es posible. Desde el botón Office, ve a la opción Publicar y selecciona Blog. Se activará de forma automática la ficha con este nombre. Después de introducir algunos datos del proveedor, para dar de alta tu cuenta, podrás actualizar sus contenidos directamente desde Word introduciendo, además, imágenes, tablas, gráficos Smart Art o cualquier enlace de YouTube por citar algunas posibilidades. Aunque un poco confuso, cuando cierras el documento para blogs, vuelves a la versión de Word. Ahora bien, nos vamos a permitir hacerte una recomendación, si solamente quieres publicar para tu blog, puedes probar Windows Live Writer, que es gratuito.

Truco 15

Revisiones bajo control

Algunos documentos deben ser revisados, retocados o aprobados por otras personas. Para distinguir las diferentes aportaciones, se suelen realizar los cambios con distintos colores. Con Word 2007, esto es historia y se ha evolucionado hacia un sistema de control de cambios con un sofisticado panel. Desde el menú Revisiones/Seguimiento, verás un panel a tu izquierda con toda la información sobre inserciones, eliminaciones, movimientos, cambios de formato y comentarios sobre el documento, todo ordenado por nombre del revisor y con un color asociado. Un pequeño pero útil truco es que hagas clic en Control de cambios y elijas el desplegable Cambiar usuario. Sabes que, a veces, los nombres de licencia de Word no se corresponden con tu nombre de usuario y, de este modo, podrás controlar que tus comentarios tienen tu identidad clara.

Un detalle importante, la nueva versión de Word 2007 ha eliminado la opción Control de versiones. De hecho, si guardas un documento con control de versiones activado en formato Word 97-2003 y lo abres en Word 2007, no tendrás acceso a éstas. Y lo que es más grave, si lo abres en Word 2007 y lo guardas en versiones 97-2003, perderás permanente las opciones. La solución, como propone Microsoft, es que guardemos las versiones de un documento como varios archivos con la herramienta para extracción de versiones (VET), que nos brinda la oportunidad de convertir archivos en lotes. Sin duda, es una decisión del desarrollador que no se termina de entender porque era una funcionalidad muy utilizada en versiones anteriores para evitar la saturación del equipo con documentos independientes y etiquetados que a veces quedaban fuera de control.

Truco 16

Trabajos académicos

Si eres de los que dedica su vida a la investigación y publicación de artículos académicos, Word 2007 te puede ayudar. Aparte de sus tradicionales opciones para la creación de índices, tablas de contenido, tablas de autoridades, citas, paginaciones, etc., incluye un exquisito control para la bibliografía. Dentro de la ficha Referencias, ve al grupo Citas y bibliografía. Allí, puedes administrar las fuentes creando una base de datos con la bibliografía referente al trabajo. Elige el convenio de cita bibliográfica que te interese del desplegable Estilo (APA, Chicago, Turabian, ISO 690, MLA, etc.) y pulsa Insertar cita, seleccionando Agregar una fuente. Verás una ventana con las opciones correspondientes a la convención que hayas decidido usar en tu trabajo para crear la cita de forma rápida y ordenada.

De hecho, es tan potente que te permite determinar, incluso, el origen del documento (libro, sección de un libro, artículo, sección de un artículo o versiones electrónicas de documentos). Una vez que tengas tu base bibliográfica confeccionada, sólo resta otra opción genial, disponible en el botón Bibliografía. En un clic, podrás insertar toda la bibliografía en una página nueva y, cualquier cambio que realices en ella, será automáticamente actualizado en el total. Se puede afirmar que esta opción por sí misma ofrece razones de peso para la actualización de todo aquel vinculado con la investigación y publicación académica.